Forum för Ekonomi och Teknik: 3 -- En ny kropp

Denna kolumn ingår i Forum för ekonomi och teknik nr 4 2008, som utkom 24.4.2008.

En ny kropp

Storleksskillnaden mellan Sun Microsystems och My SQL börjar göra sig påmind. Vid köpet hade My SQL drygt 400 anställda, och för dem som varit med länge kändes detta som väldigt många. Sedan en tid hade vi på My SQL fått vänja oss vid att inte kunna alla kollegers namn, och vid våra glest förekommande möten hann man inte längre lära känna alla nyanställda.

Men med Suns drygt 34 000 anställda talar vi om helt andra proportioner. Kognitivt kan man förstå att saker och ting fungerar annorlunda med nästan hundra gånger så många människor. Och detta var vi förberedda på. Vad vi var mindre förberedda på är hur storleksskillnaden reflekteras i system och processer. Den organiska tillväxt vi haft från 10 personer till 400 på åtta år har tidvis gett ordentlig växtvärk, men att växa från 400 till 34 000 i ett huj påminner mer om Hollywoodfilmernas tankelekar där en tonåring plötsligt vaknar upp i en vuxenkropp, utan tid att anpassa sig. Det är inte fråga om växtvärk, utan om att man inte finner sig tillrätta i sin nya kropp.

För att förstå vilka problem vi står inför ska jag kort beskriva vår aktuella integrationsnivå, i april 2008. Denna månad är drygt hälften av My SQL:arna ’on-boarded’, ombord på skutan Sun Microsystems. Amerikaner, svenskar, italienare, malaysier och ytterligare några nationaliteter har fått och skrivit på ett anställningsavtal. Däremot är exempelvis tyskar (liksom i detta fall jag), fransoser, ryssar och japaner ännu anställda av sina respektive My SQL-landsorganisationer. Och så länge nästan alla My SQL:are inte förvandlats till officiella Sun-anställda, har vi inte tillgång till Suns mångfald av interna datasystem.

Och somliga av Suns interna datasystem bävar vi nu för. De är gjorda för Sun Microsystems vuxenkropp, medan våra egna system och processer lämpar sig för vår tonåringskropp. Suns affärer har en transaktionsstorlek som klart överstiger vår, och processerna är anpassade därefter. My SQL har en stor volym och en mindre transaktionsstorlek, och vi i vår tur har anpassat vår offerthantering, juridiska avtalsgranskning, belöningssystem och forecasting – kort sagt, hela vår affärsmodell enligt det.

Som tur är stöter vi på stor förståelse för behovet att bibehålla vår rörlighet och vårt sätt att göra affärer, vilket i sin tur är en förutsättning för fortsatt tillväxt. Orden Suns vd Jonathan Schwartz yttrat, ”vi har inte köpt My SQL för att ändra det utan för att lära oss”, ekar alltfort i de utsagor jag möts av i olika delar av Sun: det finns ett aktivt intresse att förstå sig på My SQL:s affärsmodell. Samtidigt gäller det att få integrationsarbetet att fortskrida. Vi kan inte i evigheter vara ett undantag; våra processer måste vara en del av Sun. Kanske det rentav går så att Suns mjukvarudivision anammar en del av våra processer och verktyg?

På det tekniskt-ideologiska planet ser vi ett glädjande intresse från de gamla rävarna på Sun. Före påsk blev drygt 20 My SQL:are inbjudna till Tech @ Sun, ett internt evenemang för Suns 200 främsta tekniska experter, som bär respektingivande titlar såsom Sun Fellow och Sun Distinguished Engineer. Meningsutbytet var flitigt och dubbelriktat. Vår agenda är lika anspråkslös som alltid: vi nöjer oss med att beskriva hur vi jobbar, tänker och lever, i motsats till att föreskriva hur Sun borde göra.

Under tiden går världsturnén vidare. Förra veckan var det München, Paris och Milano, denna vecka är jag i Tokyo, nästa vecka har vi vår användarkonferens i Kalifornien, och sedan blir det Beijing. Flitiga möten ger oss en bred kontaktyta med våra egna användare och kunder, Suns kunder, och anställda i båda företagen. Snart börjar det faktiskt bli på tiden att tala om ’ett’ företag. Men så långt som att referera till Sun i första person har de flesta av oss ännu inte hunnit ...



Kaj Arnö beskriver fortlöpande hur integrationen av My SQL med Sun framskrider. My SQL köptes i januari 2008 av Sun, och Arnö ansvarar som ’ambassadör’ för integreringen.

Forum för Ekonomi och Teknik: 2 -- Ut på turné

Denna kolumn ingår i Forum för ekonomi och teknik nr 3 2008, som utkom 27.3.2008.

Ut på turné

”Ifall ni har bråttom ut ur flygplanet och vi inte är i närheten för att hjälpa, drag upp den röda spaken så öppnas dörren.” Så löd de välmenta säkerhetsinstruktionerna piloten gav före första delen av vår flygning runt Europa, där två gamla Sun-anställda och jag på en vecka försöker träffa så många My SQL-anställda vi hinner.

Integrationen av My SQL i Sun har gått igenom sina första mer smärtsamma stunder. My SQL:arna i de flesta av våra 29 länder har fått sina avtal att underteckna, och mångens första reaktion var lika förfärad som min då jag själv fick skriva på i början av januari, som en av de personer som förhandlades ombord på Sun i samband med själva köpet av My SQL.

”Inte nog med att man förlorar rätten till alla sina gamla lekskoleteckningar, utan man skriver också över rätten på framtida teckningar som föreställer My SQL för tid och evighet.” Det var intrycket efter den första genomläsningen. När man diskuterar saken närmare och dechiffrerar texten noggrannare, blir intrycket klart bättre. Verkligheten kanske inte ens skiljer sig så mycket från avtalen med gamla goda My SQL AB, men just själva intrycket är ändå att villkoren blir strängare.

Annan smärta gäller de länder där Sun saknar juridisk närvaro, men My SQL har personal. Denna grupp som formellt varit underleverantörer har i My SQL behandlats som anställda, men ett företag av Suns storlek och med Suns riskprofil kan inte fortsätta denna policy. Tät kontakt med våra 19 nästan-anställda i Ukraina, Bulgarien, Litauen, Cypern, Serbien och Kroatien står alltså högt på agendan.

I övrigt går integrationen som på räls. Säljarna har fått pengarna på banken, och andas en suck av lättnad. Och alltfort möts vi av idel välvilja och iver på Sun. Jag har ännu inte träffat någon inom Sun som inte tar emot oss med öppna armar, och Sun verkar ta sin vd Jonathan Schwartzs ord om ömsesidigt lärande på allvar.

My SQL:s tekniska support blir senare under våren föremål för en särstudie av hur Sun kunde anamma en del av våra principer i sin övriga support-verksamhet. Vår kombination av jobb hem ifrån, umgänge över IRC och vår hittills varande mycket höga kundtillfredsställelse fångade uppmärksamheten hos en Sun organisation med två miljarder dollar i omsättning.

Varje My SQL:are har fått sin egen Sun Visor. En Sun Visor är ett storasyskon, liksom fuxarna på TF får storasyskon bland andraårsstuderandena. Våra Sun Visorer ger oss goda tips om vem man ska träffa, vilka de viktiga URL:arna är på Suns oändliga intranet och vilka mejllistor det lönar sig att prenumerera på. Hjälp att bemästra informationsöverflödet behövs.

De följande två dagarna är det de ryska anställdas väl och ve som gäller. Mina Sun-kolleger och jag gör vårt bästa för att hjälpa personalen att sålla agnarna från vetet i allt som är nytt, och det enda som säkerställer lyckad kommunikation är fysisk närvaro. Diskussioner av informell natur hjälper.

Sun-kollegerna påtalar också hur viktigt det är att just jag, som gammal My SQL:are, med egna ord upprepar Suns budskap. Klart det, ett budskap av bekant folk som man vet hur man ska tolka går bättre hem än från nytt folk man ännu inte lärt sig lita på.

Nu landar vi på Domodedovo, och får säkert utstå några syrliga kommentarer av de lokala My SQL:arna för vårt glamourösa val av transportmedel. ’Suns Corporate Jet’ (onödigt bruk av engelska gör givetvis saken ännu glamourösare) är dock snarare som att ta en taxi än att ha en chaufförsförsedd firmabil. Och angenämt nog verkar piloterna alltfort finnas tillgängliga, så vi själva inte behöver dra i röda spaken.



Kaj Arnö beskriver fortlöpande hur integrationen av My SQL med Sun framskrider. My SQL köptes i januari 2008 av Sun, och Arnö ansvarar som ’ambassadör’ för integreringen.

Forum för Ekonomi och Teknik: 1 -- En bra start

Denna kolumn ingår i Forum för ekonomi och teknik nr 2 2008, som utkom 28.2.2008.

En bra start

Business as Usual. Det är föreskriften från både Sun Microsystems och My SQL:s sida då det gäller förhållningssättet under tiden mellan den 15 januari 2008, då Sun delgav allmänheten sitt ’definitiva avtal’ om övertagande av My SQL, och den dagen någon gång förhoppningsvis senast i april, då köpet fullbordats. Tiden däremellan behövs för att låta myndigheterna pröva eventuell konkurrenshämmande verkan, för att samla underskrifter av försäljarna som delvis fick veta om affären via pressen, och för att planera hur övertagandet sker i detalj.

Myndigheterna har sagt sitt i USA; konkurrensverket FTC har gett klartecken redan den 8 februari 2008. Kvar är därmed Tyskland och, av någon byråkratisk anledning, Österrike. Då underteckningarna samlats ihop i god takt, ligger vår huvud­uppmärksamhet på planeringen av hur övertagandet sker i detalj, när ’Business as Usual’-restriktionerna hävts och My SQL kan uppträda som en del av Sun.

Sun har utnämnt en armada av personer som tar hand om oss på My SQL. Suns vd Jonathan Schwartz har från första stund påtalat att Sun köpt My SQL inte för att ändra på My SQL, eller för att spara kostnader, utan för att lära sig av My SQL, och för att öka på intäkterna. Därmed är utgångspunkten för ett lyckat företagsköp mycket god. Det handlar inte i första hand om uppsägningar eller pådyvlandet av nya processer. Lätt är dock inget företagsköp, och tankarna går för de flesta både på Sun och på My SQL till tidigare erfarenheter från inte alltid så lyckade företagsköp, eller åtminstone till högskoletidens kurser om ’hantering av förändringsprocesser’.

På kundsidan torde det mesta se bra ut. Vi ändrar inte dramatiskt vare sig på utbudet eller på organisationsstrukturen. Samma försäljarkår fortsätter att betjäna My SQL-användarna, nu inom Sun. Samma Services-organisation producerar tjänster i form av konsultering, undervisning och tekniskt stöd. Förändringarna är mest administrativa, och kunderna signalerar positivt intresse.

Att Sun verkar sätta ett värde i My SQL:s kultur syns inte minst i att Rich Green, chefen för Suns mjukvarudivision, pluggade Helan går inför scenuppträdandet i Orlando, då affären kungjordes.
Men förändringar blir det. Och dessa gäller kanske mest personalen. Friheterna i ett 400-personers privatföretag som My SQL kan gestaltas betydligt mer individuellt än i ett 34 000-personers företag noterat på Nasdaqbörsen som Sun. Får jag fortsätta författa böcker på fritiden? Får jag betjäna kunderna i US-tidszon, fastän jag bor i Storbritannien? Får jag bibehålla min befrielse från att behöva resa till personalmöten? Är Sun lika avvisande till patenter som My SQL varit? Får jag fortsätta utveckla mjukvara för andra Open Source -projekt vid sidan om My SQL? Får jag sitta i Wikipedias styrelse? Varför får jag en nominellt sämre titel? Kommer jag som de-facto-anställd men de-jure-underleverantör att behandlas sämre, eftersom Sun inte har något dotterbolag här i Bulgarien? Kan jag skriva på mitt nya arbetsavtal med Sun?
För att hantera dessa orosmoment planerar vi en eriksgata bland My SQL:s europeiska personal, från Dublin över Stockholm via Moskva till Izjevsk, Kiev, Hamburg och München. Också personalen i Amerika, Asien och Australien får sin beskärda uppmärksamhet.

En fortsatt framgångsrik försäljning till en nöjd kundkrets är dock allra viktigast för varje företagsköp. Nästa steg är här en World Tour i bästa rockstjärnestil i de viktigaste ekonomierna, med därtill hörande möten med kunder, press, Suns personal och My SQL:s community. Mer därom nästa gång.



Kaj Arnö beskriver fortlöpande hur integrationen av My SQL med Sun framskrider. My SQL köptes i januari 2008 av Sun, och Arnö ansvarar som ’ambassadör’ för integreringen.

Forum oktober 2002: Andrabilen - en nödvändighet?

Denna artikel ingick i Forums oktobernummer 2002 ("bilnumret").

Andrabilen - en nödvändighet?

Hade jag vetat då vad jag vet nu skulle jag ha åkt taxi istället! Vid det här laget är det inte längre en självklarhet för mig att ett i förorterna bosatt akademikerpar med två barn skall ha två bilar. Det här är Kaj Arnös personliga berättelse om resultatet av lite tabellräkningsgymnastik, utfört med facit i hand efter avyttringen av två bilar i samband med en utlandskommendering.

>> Ladda ner BilForum.xls

Jag lever i en typisk Forumläsar-familj: mamma, pappa, son (8 år) och dotter (6 år). För fyra år sedan, 1998, sålde vi bort våra gamla Volvon och köpte två nya bilar:

• en familjebil: Ford Galaxy


• en andrabil: Mercedes A140

Nu är båda bilarna sålda och jag sitter med facit i hand. Hur mycket har vi använt bilarna? Vad har det kostat, totalt sett? Vågar jag ta steget ut och räkna hur mycket det slutligen kom att kosta, per kilometer eller per dag?
Jag beslöt att inte bara ta steget ut, utan också att komma ut ur skåpet och berätta vad jag lärde mig, androm till varnagel.

Familjebilen

Den stora Galaxyn köpte vi i januari 1998 för att bekvämt kunna transportera hela familjen, med valfri mängd bagage, både dagligdags och på semestrar. Med Galaxyn har mor i huset kört barnen till skola och dagis, fotbollsträning och skidskola, handboll och konstskola. Galaxyn har tjänat hela familjen på skidresor till Lappland, sommarresor till Nordkap och München kort sagt, såsom familjebilar används mest.

Bra var det att Galaxyn hade sju bänkar. Med en överskridning av antalet sittplatser med knappa 15 pro-cent har vi kunnat transportera två fyrapersonersfamiljer till fester och på exkursioner, och barnen har kunnat ha ett flertal bekvämt sittande kompisar med sig. Framför allt har vi inte behövt inskränka oss med bagagemängden då familjen reser ensam, utan problem tagit med oss barncyklar, kylskåp och utrymmeskrävande leksaker, inombils, på somrarnas bilsemestrar.

Galaxyn har vi varit väldigt nöjda med; den har fyllt mer eller mindre verkliga transportbehov till vår fulla belåtenhet.

Andrabilen

Den lilla Mercedesen köpte jag i december 1998 för att bekvämt ta mig till arbetet och åka på kundbesök. Detta hade jag tidigare gjort med en Volvo 740, och tyckte att jag nu gärna kunde ha något betydligt mindre och bensinsnålare, men ville absolut ha en säker bil, efter att den närmaste släkten utsatts för två allvarliga bilolyckor just före köpbeslutet.
Med lill-Mercedesen har jag kört ensam; då jag har kört barnen, har mor i huset fått Mercan och jag kört familjebilen. Särdeles mycket körde jag aldrig med den; mot slutet fanns det allt mer sällan orsaker att använda den. Jag började arbeta mer från hemmet. Arbetsuppgifterna ändrades genom att kunderna mest fanns i Helsingfors centrum, dit jag kom bekvämare med tåget från Grankulla än med bil. De allt tätare resorna till flygfältet skötte jag nästan alltid med taxi, för att kunna arbeta, läsa eller sova i taxin i stället för att behöva köra själv.

Från juli månads början flyttade familjen till München. Det gällde alltså att avyttra bilarna. Galaxyn gick åt som smör i solsken; annat var det med Mercan. På oikotie.fi fanns en enda annan Galaxy, men sjutton olika lill-Mercedesar.

Med två annonser (Helsingin Sanomat och Hufvudstadsbladets biltorg) var Galaxyn borta till ett förnuftigt pris. För att köra om de sjutton andra sedan länge osålda Mercedesbilarna lade jag Mercedesens pris tillräckligt lågt, och då blev även den såld på andra försöket.

Eftertankens kranka blekhet

Glad över att ha köpt en ny bil och ännu gladare att få de gamla sålda, började jag fundera över vad jag lärt mig av det hela. Hur mycket tid, pengar och möda hade jag satsat på bilarna, och hade det smakat så mycket som det kostade?

För att få svar på dessa frågor började jag med att sammanställa några nyckeltal för hur mycket bilarna var använda; och vad de kostade. Slutresultatet står att finna i de vidstående rutorna.

Redan innan jag fått kostnadsanalysen uträknad stod det klart för mig, att min sammanfattande kostar smakar-analys också skulle behöva kompletteras med lite allmänt sunt förnuft. Varför hade jag alls skaffat bilen? Var det överhuvudtaget rätt beslut, i skenet av att jag vuxit ur åldern då en av bilens främsta funktioner var att för mig själv och andra definiera min lycka och framgång?

Jag började tänka tillbaka på allt besvär det hade inneburit med att ha bilen. Att byta däck på vår och höst har aldrig hört till mina favoritsysselsättningar. Inte heller har jag gillat att jaga parkeringsplatser, att skrapa fönster och skyffla snö då jag glömt att koppla på bilvärmaren, att fylla på parkeringspengar eller att precis före kundbesöket märka att jag måste tanka.

Och, grymma öde: Eftersom mitt säkerhets- och bekvämlighetstänkande lett oss till att installera handsfree-utrustning i bilarna från början, var vi i praktiken dömda att utnyttja 1998 års mobiltelefoner till det bittra slutet.
Mest av allt började jag dock ifrågasätta förnuftigheten i att min tid och uppmärksamhet skulle gå till att själv köra bilen då jag i stället kunde läsa, sammanfatta föregående möte på min bärbara dator eller slumra till i tåg, buss eller taxi? Det enda nyttiga jag kunde göra i bilen var att ringa.
Min arbetsresa på åtta kilometer har jag ofta också kunnat tillryggalägga med cykel, något som är bra både för konditionen och miljösamvetet. Dessa sistnämnda två mår inte heller så dåligt av promenader till tåget.

Slutresultatet i euro

Men så till kostnadsanalysen. Trots att vi kört sammanlagt ungefär 26 000 kilometer per år, visade det sig att familjens årliga bilutgifter blev över 100 000 mark/år (17 150 euro). Rent och skärt vansinne!

Siffran blev inte mycket vackrare då jag uppskattat den kilometerersättning jag ungefär fått för bilarna; det återstod fortfarande en årlig utgift på över 15 000 euro. För detta belopp kunde familjen åka 500 taxiresor à 30 euro/resa. Fler än en resa per dag.

Att i en barnfamilj vara helt utan bil känns dock inte lockande. Kontentan för egen del är att jag hade kunnat spara ungefär 6 000 euro per år om jag låtit bli att köpa min lilla Mercedes A-Klasse. Förnuftigheten i att ådra sig årliga utgifter på 6 000 euro, eller dagliga utgifter på 17 euro, respektive en kostnad om nästan en euro per kilometer, egentligen bara för att köra till arbetet, känns inte trovärdig.

Mot mina slutsatser av kalkylen (som kan hämtas från www.forum-fet.fi) finns det förstås en hel del att invända.

Hade jag inte kunnat köra med en billigare eller äldre bil? Än om jag hade haft leasingbil av arbetsgivaren? Svaret för egen del är i alla fall klart: Vår familj klarar sig på obestämd framtid bra med en enda bil.

Kaj Arnö

Antaganden för kalkylen

• Bättre räkna ungefär rätt än exakt fel


• I medeltal 8,1 l/100 för Mercedesen, 11,6 l/100 för Galaxyn (härstammar från stickprov från ett dussintal tankningar)


• Fasta bensinpriser sedan 1998 (1,02 euro/liter)


• Verkliga kostnader för försäkringar, skatter, reparationer


• Exakta anskaffningskostnader inklusive radion, alarm etc.


• Kalkylränta 5 procent

Slutsatser av kalkylen

• Galaxyn kostade 0,56 euro / 3,32 mk per km, vilket var 33 procent billigare än Mercedesens 0,83 euro / 4,95 mk per km


• Alla slutresultat påverkas dramatiskt av att Mercedesen är medkörd så litet (8 042 km per år mot Galaxyns 18 655 km per år)


• Bensinkostnaderna var bara 10 procent av Mercedesens kostnader och 21 procent av Galaxyns


• Överlägset största kostnadspost var värdeminskningen


• Mercedesens värdeminskning var hela 51 procent av bilutgifterna, större än Galaxyns 42 procent


• Också med en blygsam kalkylränta om 5 procent var räntekostnaden näststörst


• Reparationskostnaderna för Mercedesen var negligerbara 2 procent


• I mitt specifika fall borde andrabilen ur rent ekonomisk synvinkel ha blivit oköpt och ersatt av taxi samt allmänna kommunikationsmedel

Forum januari 2000: Hänsynsfullt epostumgänge

Denna artikel ingick i Forums januarinummer 2000.

Hänsynsfullt epostumgänge

Ny kommunikationsteknologi kräver sin egen etikett. Nästan alla använder sig av epost - men långtifrån alla beaktar mediets speciella karaktär och 'operationsmiljön'. Det gäller att se meddelandet ur mottagarens synvinikel. Kaj S. Arnö reder ut koncepten inom epost.

Hur många epostmeddelanden får du per dag? Hur många skriver du själv? En stor del av det personliga informationsflödet, både i arbetet och privat, sker i dag över epost. Men ibland är det litet si och så med vårt sätt att visa hänsyn till dem vi umgås med över epost. Här några reflektioner över sunt mejlförstånd.

Struligheter

Litet till mans har vi väl lidit av oeftertänksamma epostmeddelanden. Före jul sitter man i halva evigheter och väntar på att ladda ner megabytevis med julkortsgrafik. Dagligdags får man epost vars innehåll är så kryptiskt att man inte förstår vad avsändaren avsett. Och säg nu vem av oss som själv är fri från synd?

Eller vad sägs om ett mejl med rubriken "Re: Barnfesten" och innehållet "Ja.", undertecknat "Gustaf"? Gustaf är en av de sju som är med i kommittén som ordnar barnfest och jag har inte en aning om vilken fråga Gustaf besvarade jakande; barnfestkommittén har ju växlat dussintals med meddelanden de senaste veckorna.

Eller har du kanske fått ett meddelande som säger ungefär "Se bilagan", vilken visar sig vara ett Word-dokument som förutsätter att du har den nyaste versionen av Word att tillgå, just när du läser dina mejl?

Mittemellan de extrema kategorierna av fullständigt obegripliga och föredömligt utformade meddelanden finns givetvis ett otal mejlar som också kunde förbättras. Många meddelanden är onödiga, för sena, sänds ut till för många eller för få, eller slösar på ett eller annat sätt med mottagarens tid.
Man frågar sig alltemellanåt huruvida avsändaren riktigt tänkt efter varför han använder epost och vad han vill uppnå med sitt meddelande. Personligen tycker jag att mejlandet (förlåt nu, Mikael Reuter, men mejl är ett så behändigt ord - entydigt i sin betydelse av epost, men i likhet med tejp varken osvenskt eller på annat sätt språkvidrigt) är en förträfflig metod att kommunicera på, både yrkesmässigt och privat, så länge man håller i minnet vad epost är bra till (se ruta på vidstående sida).

Gyllene regeln

Den bästa utgångspunkten för hänsynsfullt och ändamålsenligt mejlumgänge är rimligtvis att behandla sina mejlmottagare såsom man vill bli behandlad själv. Och de flesta av oss vill väl spara tid och kostnader då vi använder epost; vi vill förstå vad motparten vill ha sagt; vi vill veta att vårt eget budskap nått fram och koncentrera oss på själva innehållet, inte tekniken. Fyller våra egna meddelanden dessa kriterier, då de landat i motpartens mejlläsare?

Ett fel många av oss begår är att utgå ifrån att motpartens miljö är densamma som vår. Men alla har inte samma mejlläsare. Alla läser inte sina mejlar stup i kvarten. Alla har inte den senaste versionen av Microsoft Office. Alla har inte heller en blixtsnabb internetförbindelse. Och alla har inte tillgång till hela den hittillsvarande korrespondensen då de läser just det meddelande du nu håller på att författa.

Därför måste vi utgå från att använda ett mejlmeddelandes olika delar för de ändamål de är avsedda. Då rör vi oss inom ramarna för överenskomna standarder och undviker de flesta vanliga fel. I genomgången nedan används de engelska termer som ingår i själva meddelandet då det rör sig över internet; vilket namn de bär i just din mejlläsare beror på både program, version och språk.

Ett mejls beståndsdelar

From: är avsändaren. Den bör ställas in en gång för alla i din mejlläsare. Skriv helst hela ditt namn här, sådant du vill att det skall synas i din mottagares mejlläsare.
Reply-to: är svarsadressen. Helst bör den vara identisk med From: men kan vara bra att ställa om till ens huvudadress, om man rör sig med flere mejladresser. Sitter du tillfälligt och mejlar från någon annans bläddrare, hör det till god ton och gott sätt att ändra på mejlets Reply-to så att inte den person, vars dator du lånade, får svar på dina egna mejlar om huruvida vintersemestern till Levi var lyckad.
Organisation: är förmodligen den del av mejlet som har minst betydelse.
To: är mottagaren eller mottagarna. Det låter ju inte som något man kunde gå bet på, men en rekommendation är ändå att se till att mejlets egentliga mottagare har sin adress i To:-fältet och de sekundära i Cc:-fältet, så var och en av mottagarna vet vem meddelandet i första hand är riktat till.
Cc: är de sekundära mottagarna av mejlet. Cc står för Carbon copy, vilket anspelar på de kopior man på skrivmaskiner åstadkom med kalkerpapper. Här är det enkelt att vara för snål eller för frikostig; å ena sidan gäller det att hålla alla relevanta personer informerade, å andra sidan bör man undvika att spämma folks epostlådor med oönskade, irrelevanta meddelanden.
Bcc: står för Blind Cc: och är ett intressant fält som rätt använt kan ge endel fördelar. En Bcc:-mottagare får meddelandet precis som en To:- eller Cc:-mottagare, men syns i den mottagande ändan inte som mottagare av mejlet. Bcc:-mottagarna är censurerade då mejlet nått fram. Det här kan vara bra om du vill sända ett meddelande till en stor skara mottagare, vars adresser helst inte bör bli allmänt kända bland de andra mottagarna.

From: Mig.sjalv@bolag.fi
To: Mig.sjalv@bolag.fi
Bcc: Alla.mina.kunder@bolag.fi

I exemplet ovan kan jag skicka ett meddelande till
alla.mina.kunder@bolag.fi
en postningslista om vars existens ingen behöver bli medveten. Genom att använda Bcc: skyddar jag mejlets mottagare från att frivilligt eller ofrivilligt bli bombarderade med mejlar av andra mottagare av mejlet.

From: Mig.sjalv@bolag.fi
To: Min.kollega@bolag.fi
Bcc: Min.chef@bolag.fi

I detta andra exempel sänder jag ett etiskt sett mer diskutabelt mejl. Egentligen ger jag mig ut för att mejla bara till min kollega, men skvallrar samtidigt till min chef på ett sådant sätt, att min kollega inte ens vet om att jag inkluderat min boss bland mejlets mottagare. Hade jag skrivit Cc: Min.chef@bolag.fi hade det däremot stått klart att jag delgivit min chef vår korrespondens. Men om jag anser att användning av Bcc: till min chef är att gå bakom ryggen på min kollega, bör jag undvika att på andra sätt låta min chef ta del av mejlets innehåll.
Subject: är mejlets rubrik och ytterst viktig. Försök alltid sammanfatta mejlets budskap i mejlets rubrik! Har ditt mejl två helt skilda huvudbudskap är det kanske befogat att sända två skilda mejlar. Och är mejlet ett svar på ett redan tidigare sänt mejl, tänk efter om rubriken fortsättningsvis beskriver vad som diskuteras. Kanske borde rubriken ändras eller preciseras, för att bättre återge mejlets innehåll? Då du eller mejlets mottagare fyra månader senare letar efter det där mejlet där det stod om den där restaurangen på Ludvigsgatan, har du sannolikt bättre chanser att hitta det du söker om mejlet heter Re: Chez Dominique än Re: Barnvakt saknas.

Det dunkelt sagda...

Innehållet förtjänar näst efter rubriken den största uppmärksamheten. Här gäller det att uttrycka sig klart och tydligt. Användning av ett mellanting mellan skriftspråk och talspråk är fullständigt acceptabelt. Ibland ligger mejlspråket närmare ett nedtecknat talspråk än rent skriftspråk, och det är väl inget fel med det så länge meddelandet är klart och tydligt och inte till sin natur behöver vara formellt. Excessiv användning av tretton utropstecken efter varandra är väl något som avtar efter fyllda tjugo, men litet inplock av sånhänen talspråklig stavning, enskilda dialektala eller utrikiska ord eller väl valda jargonguttryck som markerar samhörigheten hos de som umgås över mejl, är väl kjempegreit så länge det inte kråtar till det hela?

Citera lagom. Se till att ditt svar sätts i relation till den ursprungliga, eller föregående, inlagan. Tag helst bort all citattext som är irrelevant; men tag inte bort för mycket så att svaret blir otydligt. Vill du svara kvickt på korta meddelanden, blir mejlet också läsligt om ditt svar står i början av mejlet och hela den ursprungliga inlagan citeras i slutet av mejlet. Var dock speciellt noga med att se till att det entydigt framgår vem som skrivit vad i mejlet. När citerar du, och när kommenterar du det du citerar?

Regelrätta gräl gäller det att undvika att föra mejlledes. Vanlig saklig argumentation kan dock ibland vara nödvändig att behärska också i mejlform. Här bör man både sträva till att beakta det ens motpart redan skrivit, och försöka förutspå vad motparten kunde tänkas fråga eller svara på ens egen inlaga, för att därpå beakta detta i ens egna formuleringar.

Kaj S. Arnö (ksa@polycon.fi)/
Polycon Ab, Teknikvägen 21
GSM +358-400-123 456/02150 Esbo, Finland
Fax +358-9-455 3117/
http://www.polycon.fi/~ksa

Signaturen är den sista mejldelen: Gör den inte för lång; fyra rader är ett bra maximum. Gör klart hur du vill att mejlets mottagare skall få tag på dig. Här lönar det sig att nämna GSM-telefonnummer och www-sidor; din mejladress syns ju redan i From-delen av mejlet, så helt oundgänglig är den inte.
Utöver mejlets delar kan det löna sig att fundera på hur snabbt du svarar på mejlet. Får du mejl av någon du inte fått mejl av förr, eller någon som nyss bytt adress, är motparten säkert glad att få bekräftelse att mejlet nått fram även om du inte hinner besvara mejlet genast.

Attachmentar eller bilagor är en extra del ev mejlet. Med dessa gäller det att se upp; undvik dem i görligaste mån. Sänd inte mejlets innehåll som attachment! Det är i mångas ögon ett oskick att det skickas Word-dokument till mottagare, såframt avsändaren inte är fullständigt säker att mottagaren vill ha just ett Word-dokument. Jag bör som hänsynsfull avsändare inte utgå ifrån att mina mottagare alls har Word, och än mindre kan jag räkna med att de har den senaste versionen eller att de läser sina mejlar i en miljö där de har tillgång till Word. De kanske läser mejlet konverterat till webbsidor i en wordlös webbläddare under en resa, eller använder Linux och skyr Bills produkter som pesten. Att undvika attachmentar underlättar också allas vår strävan att minska spridningen av vissa virus, såsom Melissa häromsistens.
Ibland gäller det dock att sända filer, som inte kan utgöra mejlets textinnehåll. Då kan det löna sig att komprimera (pkzip, winzip) filen, så linjeöverföringstiden blir kortare för både avsändare och mottagare. Sedan kan det också löna sig att avskilja textmeddelandet som hör ihop med en stor bilaga i ett annat mejl, skilt från bilagan. Dels kanske alla som behöver få meddelandet inte behöver få bilagan, dels kanske de egentliga mottagarna önskar spara meddelandet men rensa bort den stora bilagan från sin hårdskiva. Det här är ett bra sätt att visa ens mejlmottagare hänsyn.

I allt detta ordande om hur mejlet kan utformas så enkelt, klart och hänsynsfullt som möjligt, skall vi inte glömma att ifrågasätta om mejlet alls är det rätta mediet att framföra budskapet med. Kanske ett möte eller ett telefonsamtal, följt av ett sammanfattande epostprotokoll, vore bättre? Eller kanske ärendet är så viktigt att det förtjänar att bli en sida på företagets njusserver, Lotus Notes, Intranet, Extranet eller internet? Hur som haver kan vi göra varandras e-liv lättare genom att använda epostmeddelanden på ett hänsynsfullt sätt. Jag lovar, jag skall börja rikit just!


Kaj S. Arnö

Tio tips för hänsynsfulla mejlar

1. Välj en beskrivande rubrik


2. Uttryck dig enkelt


3. Citera lagom


4. Sänd ej innehållet som bilaga


5. Ta inte din egen datormiljö för given


6. Förutspå och beakta motpartens sannolika svar


7. Specialbehandla stora bilagor


8. Använd signatur


9. Välj mottagare med eftertanke


10. Bekräfta osäkra meddelanden

Vad är epost bra till?

• Spara både avsändarens och mottagarens tid


• Undvika störa och undvika bli störd


• Öka mängden kommunikation och umgänge


• Jämna ut skillnader i dygnsrytm


• Spara kostnader och miljöbelastning för både avsändare och mottagare


• Underlätta arkivering och dokumentation


• Stöda och sammanfatta möten och telefonsamtal


• Möjliggöra kommunikation då personliga träffar inte är möjliga

... men inte till att

• Ersätta vilket telefonsamtal eller möte som helst


• Bombardera folk med onödiga meddelanden


• Ersätta bestående dokument på intranet eller företagets allmänna elektroniska fora (njusserver, Lotus Notes)